Wanneer een Nederlands nationaal ministerie in 2023 bij Stravica aanklopte, was de situatie urgent. Veertien departementen werkten met incompatibele legacy-systemen, handmatige rapportageprocessen kostten gemiddeld drie werkdagen per maand per afdeling, en de kwaliteit van financiële en operationele data was zo laag dat betrouwbare prognoses praktisch onmogelijk waren. De politieke druk om efficiënter te werken was hoog.
Stravica begon met een grondige diagnostische fase: twee weken interviews, procesanalyse en data-audit die de volledige omvang van het probleem in kaart brachten. De conclusie was helder: de inefficiëntie zat niet primair in de systemen, maar in de gefragmenteerde processen en de afwezigheid van gestandaardiseerde definities. Systemen konden pas vereenvoudigd worden als de processen eerst geharmoniseerd waren.
De implementatiestrategie koos voor Odoo als centraal ERP-platform, gefaseerd uitgerold over acht maanden. Parallel aan de technische implementatie liep een intensief change management programma dat procesowners op alle niveaus betrok bij het ontwerp van de nieuwe werkwijzen. Weerstand was er — maar door vroege betrokkenheid en heldere communicatie over het waarom werd die weerstand constructief.
Het resultaat na twaalf maanden: 40% reductie in procescyclustijden, real-time budgetinzicht voor alle veertien departementen, en een significante verbetering van datakwaliteit en rapportagebetrouwbaarheid. Maar misschien nog belangrijker: een ministerie dat nu de interne capaciteit heeft om zelfstandig te blijven verbeteren.